Globální oznámení o ochraně osobních údajů zaměstnanců

Toto Globální oznámení o ochraně osobních údajů zaměstnanců (dále jen „Oznámení o ochraně osobních údajů zaměstnanců“ nebo „Oznámení“) platí v celém globálním podniku Ecolab pro všechny zaměstnance a nezávislé dodavatele. Toto oznámení popisuje osobní údaje, které může společnost Ecolab shromažďovat během vašeho pracovního poměru se společností Ecolab, jak společnost Ecolab tyto informace používá a chrání a s kým je můžeme sdílet.

Toto Oznámení o ochraně osobních údajů zaměstnanců ustanovuje jednotnou normu pro každý subjekt společnosti Ecolab z hlediska ochrany osobních údajů jejích zaměstnanců. Společnost Ecolab uznává, že některé zákony mohou ukládat další požadavky, než jaké jsou popsány v tomto Oznámení o ochraně osobních údajů zaměstnanců. Toto Oznámení tak doplňuje veřejně přístupné zásady ochrany osobních údajů. Kromě toho všechna místní oznámení nebo informace týkající se ochrany osobních údajů specifické pro vaši zemi nahrazují toto Oznámení o ochraně osobních údajů zaměstnanců, pokud jsou v rozporu.

Osobní údaje (také běžně známé jako osobně identifikovatelné informace nebo osobní údaje) jsou informace, které lze použít k identifikaci vás nebo jakékoli jiné osoby, které se tyto informace mohou týkat. Určité informace jsou nutné k navázání pracovního poměru, zatímco jiné informace se shromažďují po celou dobu trvání vašeho zaměstnání. Společnost Ecolab shromažďuje informace v souladu s tím, co je povoleno zákonem v zemi vašeho bydliště. Určité informace, jako je pohlaví, rasa a náboženství, mohou být shromažďovány pouze tam, kde je to ve vaší jurisdikci zákonně přípustné.  

Osobní údaje, které shromažďujeme v souvislosti s vaším zaměstnáním, mohou zahrnovat následující:

• Jméno a kontaktní informace, včetně nouzových kontaktních informací (například adresa, telefonní číslo, e-mail, fax);
• osobní údaje (například datum narození, rodinný stav, místo narození, národnost, bydliště, občanství, status pracovního povolení, vojenský stav, preferovaný jazyk),
• Platební údaje (například informace o osobním bankovním účtu, daňové formuláře a informace, číslo firemní karty Ecolab);
• identifikační údaje (například číslo sociálního zabezpečení (SSN) nebo jiné národní identifikační číslo, číslo pasu, číslo řidičského průkazu, RZ vozidla),
• Informace o účtu (například přihlašovací údaje pro portál Ecolab Job Portal nebo jiné zaměstnanecké portály);
•  informace o zaměstnání (například datum nástupu do zaměstnání, odměny a benefity, příslušnost k odborům, odchod do důchodu, pojištění, příjem podpory, pracovní omezení a úpravy, řešení stížností, výkon),
• Informace o pozici (například identifikační číslo Ecolab, pracovní pozice, oddělení/obchodní jednotka, vedoucí, pracoviště, počítač a přístup k zařízení);
• Vzdělávání a školení (například úroveň vzdělání, obor a instituce, hodnocení kompetencí, profesní licence a certifikace nebo školicí kurzy);
• Profesní historie (například předchozí zaměstnavatelé nebo předchozí pozice; doporučující dopisy);
• informace o docházce (například placené volno („PTO“) a žádosti o PTO a všechny další žádosti o uvolnění ze zaměstnání),
• komunikační informace (například hlasové zprávy, e-maily, korespondence, dokumenty a další pracovní výstupy a komunikace vytvořené, uložené nebo přenášené pomocí našich sítí, aplikací, zařízení, počítačů nebo komunikačního vybavení; informace z průzkumu),
• informace shromážděné při přijímání a při ukončování pracovního poměru (například informace o pohovoru, životopis, motivační dopisy, doporučení, referenční dopisy, prověrky spolehlivosti a úvěrové způsobilosti, výpisy z rejstříku, interakce před přijetím, doporučující dopisy, nabídkové dopisy a dopisy o přijetí, data nástupu a ukončení pracovního poměru, datum a důvody výpovědi),
• Informace o hodnocení a monitorování expozice průmyslové hygieny;
• Další informace poskytované ve formulářích požadovaných pro dávky, mzdy nebo personalistiku v souladu s platnými zákony;
•  fotografie a informace o podobě, pokud to zákon povoluje nebo po následném upozornění, pokud to zákon vyžaduje (například identifikační fotografie, záznamy z kamerových systémů, jiné obrázky nebo fotografie a časy a místa použití vstupních karet),
• technologické informace a informace uvedené v Oznámení o souborech cookie společnosti Ecolab při přístupu na určité stránky společnosti Ecolab, kde to povolují místní zákony, včetně případů, kdy zaměstnanec může mít možnost odhlásit se z takového sběru informací (například informace o prohlížení, online nebo jiném použití z firemních zařízení nebo na firemních sítích, IP adresy pracovních zařízení, ID uživatele, heslo a jakékoli další přihlašovací údaje používané pro přístup k systémům Ecolab, aplikacím, zařízení, počítače nebo komunikační zařízení),;
• jedinečné osobní identifikátory přidružené k určité technologii sledování webových stránek, jak je popsáno v Oznámení o souborech cookie společnosti Ecolab a které můžete v souladu s tímto oznámením o souborech cookie odmítnout (například identifikátor zařízení, soubory cookie, majáky, pixelové značky, identifikátory mobilních reklam nebo jiné podobné technologie nebo jiné formy trvalých identifikátorů). Vezměte prosím na vědomí, že ačkoli se toto Oznámení o ochraně osobních údajů zaměstnance vztahuje na veškerou činnost zaměstnanců, použitelnost souborů cookie a upozornění na přidružené soubory cookie se může lišit, pokud se nacházíte na určitých webových stránkách mimo www.ecolab.com.
• Další informace, které si lze vyměňovat v rámci pracovního poměru se společností Ecolab.

Některé osobní údaje, jako jsou biometrické informace, přesné údaje o poloze, informace o pohlaví, rase, náboženském a zdravotním stavu, stejně jako komunikace, kde nejsme zamýšleným příjemcem, jsou podle určitých předpisů o ochraně osobních údajů považovány za citlivé osobní údaje. Neshromažďujeme citlivé osobní údaje ve všech jurisdikcích, ve kterých působíme. Pokud to vyžaduje zákon, bude získán váš výslovný souhlas se shromažďováním, zpracováním nebo přenosem takových citlivých osobních údajů. Budou poskytnuta vhodná bezpečnostní a ochranná opatření, která budou v souladu s povahou a riziky spojenými s údaji a činnostmi zpracování.

Při poskytování osobních údajů společnosti Ecolab, jak je popsáno v tomto oznámení o ochraně osobních údajů pro zaměstnance, jsou tyto osobní údaje obvykle shromažďovány přímo od vás a vy budete znát přesné osobní údaje, které shromažďujeme.

Za určitých omezených okolností mohou jménem společnosti Ecolab shromažďovat informace také poskytovatelé služeb třetích stran (například pro účely prověrek, prověřování atd.), ačkoli takové shromažďování vašich informací bude vždy probíhat v kontextu vašeho zaměstnání, a my vás budeme informovat, že třetí strana shromažďuje vaše údaje v době shromažďování.

A konečně, určité informace mohou být shromažďovány od zákazníků, spolupracovníků nebo jiných osob, s kterými se můžete setkat v průběhu svého zaměstnání ve společnosti Ecolab (například zákaznické průzkumy pro kontrolu výkonu a podobné účely).

V souladu s podmínkami tohoto oznámení o ochraně osobních údajů pro zaměstnance používá společnost Ecolab výše popsané kategorie osobních údajů několika způsoby. Pokud není výslovně uvedeno jinak, výše uvedené informace mohou být použity pro jakýkoli z níže uvedených účelů. Tyto účely nejsou vyčerpávající a můžete obdržet následné oznámení o dalších účelech pro jiné, specifické typy zpracování. Společnost Ecolab může použít vaše osobní údaje k těmto účelům:

• zjištění vaší způsobilosti k zaměstnání, včetně ověření referencí a kvalifikace,
• správa mezd a benefitů,
• Posoudit kvalifikaci pro konkrétní práci nebo úkol;
• Umožnit komunikaci a vytváření sítí mezi zaměstnanci;
• dodržování platných pracovních nebo zaměstnaneckých předpisů,
• kontaktování ohledně dalších možností náboru,
• poskytování obecných informací o společnosti Ecolab,
• odpovědi na vaše dotazy a požadavky,
• zpracování nároků souvisejících se zaměstnáním (například odškodnění pracovníků a pojistné nároky),
• poskytování školení nebo jiných možností profesního rozvoje,
• provádění kontrol výkonu a disciplinárních opatření,
• navázání kontaktu v případě nouze,
• dodržování zákonných povinností, včetně požadavků na ochranu zdraví a bezpečnost, a žádostí o informace od vládních úřadů a bezpečnostních vyšetřování nebo pro uplatnění či obhajobu právního nároku,
• sestavování adresářů zaměstnanců,
• Zajistit bezpečnost informací držených společností;
• správa personálních zdrojů, finanční plánování, dodržování předpisů společnosti, interní audity a další administrativa,
• správa našich aplikací, softwaru a elektronických systémů,
• Zlepšit spokojenost a výkon zaměstnanců;
• Zabránit potenciálně podvodným, zakázaným nebo nezákonným aktivitám;
• obecná správa všech aspektů zaměstnaneckého vztahu, včetně mimo jiné navazování, udržování a ukončování pracovních vztahů, obecných operací a administrativních, finančních a lidských zdrojů pro související účely,
• jiné účely, které jsou nezbytné a přiměřeně požadované společností Ecolab. Pokud by se jednalo o podstatnou odchylku od výše uvedených účelů, obdržíte pro ně následné oznámení.
  

V příslušných zemích budou informace, které poskytnete v sekci rovných příležitostí v žádosti o zaměstnání, použity výhradně pro účely monitorování rovných příležitostí v rámci globálního podniku Ecolab. Společnost Ecolab tyto informace nepoužívá pro marketingové účely.

Společnost Ecolab může shromažďovat podobné nebo související informace nebo používat osobní údaje k podobným nebo souvisejícím účelům v souladu se zákony a předpisy dané jurisdikce. V případě potřeby bude před dalším sběrem zasláno následné upozornění. V závislosti na vaší jurisdikci můžete mít práva subjektu údajů, jako je vymazání, oprava nebo omezení použití. Taková práva subjektu údajů a jurisdikce, kde jsou použitelné, jsou popsány níže nebo v upozorněních specifických pro jurisdikci. 

Určité shromážděné informace jsou nutné k vytvoření a udržení pracovního poměru. Pokud se rozhodnete požadované informace neposkytnout, je možné, že nebudeme moci pokračovat v uzavírání pracovní smlouvy nebo vám poskytnout všechny zaměstnanecké výhody, které byste jinak měli k dispozici. Můžete se kdykoli zeptat, zda jsou určité informace povinné nebo volitelné, a pochopit, jak vás může odstranění určitých informací ovlivnit.

Jakoukoli z popsaných kategorií osobních údajů můžeme poskytnout zaměstnancům, konzultantům, přidruženým společnostem nebo jiným podnikům nebo osobám ve společnosti Ecolab za účelem zpracování těchto informací naším jménem za účelem vytvoření, správy nebo ukončení pracovního poměru s vámi. V takových případech požadujeme, aby tyto strany souhlasily s tím, že budou chránit důvěrnost takových informací v souladu s podmínkami tohoto Oznámení o ochraně osobních údajů zaměstnanců, jakož i s veřejně přístupným Oznámením o ochraně osobních údajů společnosti Ecolab a veškerými interními standardy pro dodržování ochrany osobních údajů a zákony a předpisy jurisdikce, ve které žijete.

Mezi strany, které obdrží vaše informace, mohou patřit:

• Naše přidružené společnosti a související společnosti;
• Obchodní partneři, dodavatelé a další partneři, kteří nejsou považováni za přidružené společnosti;
• Prodejci nebo poskytovatelé služeb třetích stran, kteří poskytují klíčové služby a jsou nezbytní pro podporu vašeho zaměstnání nebo žádosti o zaměstnání a nebo vám poskytují určité služby související se zaměstnáním (včetně účelů uvedených v předchozí části);
• Třetí strany, které mohou poskytovat odborné poradenství (například právníci, bankéři, účetní);
• Vládní agentury nebo jiné strany v reakci na právní proces nebo jiné žádosti, pokud to zákon umožňuje;
• S jinými osobami nebo třetími stranami, se kterými jste požádali, abychom informace sdíleli.

S výjimkou případů popsaných výše nebudeme vaše osobní údaje sdílet s jinými společnostmi třetích stran za účelem jejich komerčního nebo marketingového využití bez vašeho souhlasu nebo s výjimkou případů, kdy jsou součástí konkrétního programu nebo funkce, pro které máte možnost se přihlásit nebo odhlásit.

Kromě toho můžeme zveřejnit osobní údaje: (i) v rozsahu, v jakém jsme v dobré víře přesvědčeni, že taková akce je nezbytná pro dodržení jakéhokoli platného zákona; (ii) prosazovat naše práva a/nebo vznášet nebo bránit nároky související s vaším zaměstnáním u společnosti Ecolab, chránit se před jakoukoli odpovědností, bránit se jakýmkoli nárokům, chránit práva, majetek a osobní bezpečnost jakékoli osoby nebo chránit veřejné blaho. ; (iii) když je zveřejnění vyžadováno pro ochranu bezpečnosti jiných osob v souladu s platnými zákony (iv) reagovat na soudní příkaz, předvolání, příkaz k domovní prohlídce nebo jiný právní proces v rozsahu povoleném a omezeným zákonem; (v) v případě, že procházíme obchodní transformací, jako je fúze, prodej, akvizice, likvidace nebo prodej všech nebo části našich aktiv; nebo (vi) pro další účel, který přímo souvisí s původním účelem, pro který byly osobní údaje shromážděny.

Společnost Ecolab bude uchovávat vaše osobní údaje pouze po dobu nezbytně nutnou pro účely uvedené v tomto Oznámení o ochraně osobních údajů zaměstnanců, což je obvykle délka vašeho pracovního poměru plus minimálně další rok po ukončení pracovního poměru. 

V některých jurisdikcích se doba, po kterou budou vaše osobní údaje uchovávány, může lišit v závislosti na místních zákonech. Můžete se svého manažera zeptat na dobu uchovávání specifickou pro vaši jurisdikci, nebo kontaktovat společnost Ecolab, jak je zde popsáno. Dále můžeme uchovávat a používat osobní údaje v rozsahu nezbytném pro splnění našich zákonných povinností (například pokud jsme povinni uchovávat vaše údaje v souladu s platnými zákony), řešit spory a prosazovat naše právní dohody a zásady.

Pokud se nacházíte mimo Spojené státy americké, zejména pokud se nacházíte v Kanadě, Brazílii, Evropské unii ("EU"), Evropském hospodářském prostoru ("EHP"), Novém Zélandu, Jihoafrické republice, Švýcarsku, Spojené království nebo jiné země s podobnými zákony na ochranu osobních údajů, vezměte prosím na vědomí, že my a naše servery se nachází ve Spojených státech amerických. Veškeré informace, které nám poskytnete, mohou být přeneseny a zpracovány ve Spojených státech amerických nebo jiných zemích po celém světě, kde podnikáme. Ačkoli tím mohou být zahrnuti příjemci informací nacházející se v zemích, kde může být úroveň právní ochrany vašich osobních údajů nižší než ve vaší zemi, budeme se snažit chránit vaše informace v souladu s požadavky platnými v dané jurisdikci a podnikneme kroky k tomu, abychom sdíleli informace pouze s třetími stranami, které poskytují podobnou ochranu. Zapojením a poskytnutím osobních údajů a dalších údajů, které může společnost Ecolab legitimně shromažďovat, zpracovávat, používat nebo přenášet v souvislosti s vaším vztahem se společností Ecolab, jednoznačně souhlasíte se shromažďováním, zpracováváním, používáním a přenosem, jak je zde uvedeno.

Společnost Ecolab splňuje požadavky EU-U.S. Rámec ochrany osobních údajů („EU-U.S. DPF“), rozšíření pro Spojené království k EU-U.S. DPF a Swiss-U.S. Rámec ochrany osobních údajů ("Swiss-U.S. DPF"), jak je stanoveno Ministerstvem obchodu USA (společně „ DPF“). 

Společnost Ecolab potvrdila Ministerstvu obchodu USA, že dodržuje EU-U.S. principiální rámec ochrany osobních údajů („EU-U.S. DPF Principles“) při zpracování osobních údajů obdržených z EU a Spojeného království. Společnost Ecolab také potvrdila Ministerstvu obchodu USA, že při zpracování osobních údajů obdržených ze Švýcarska dodržuje Swiss-U.S. principiální rámec ochrany osobních údajů („Swiss-U.S. DPF Principles“, spolu s „EU-U.S. DPF Principles“ se společně označují jako „Principiální východiska“). Pokud dojde k jakémukoli rozporu mezi podmínkami v těchto Zásadách ochrany osobních údajů a podmínkami EU-U.S. DPF Principles (včetně rozšíření pro Velkou Británii) nebo Swiss-U.S. DPF Principles, platí ustanovení těchto Zásad. Chcete-li se dozvědět více o programu Data Privacy Framework a zobrazit naši certifikaci, navštivte prosím https://www.dataprivacyframework.gov/. Chcete-li zobrazit úplný seznam zúčastněných organizací, navštivte https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search. Za určitých okolností může společnost Ecolab být odpovědná za jednání určitých třetích stran, pokud tyto třetí strany zpracovávají OÚ pocházející z EU, Spojeného království, Gibraltaru nebo Švýcarska, které jim společnost Ecolab sdělí způsobem, který není v souladu s těmito Principiálními východisky.

Máte-li jakékoli dotazy nebo stížnosti na naše nakládání s vašimi osobními údaji v rámci DPF, kontaktujte nás prosím pomocí informací v části „Kontaktujte nás“ níže.  Pokud i přesto máte konkrétní problém v oblasti ochrany osobních údajů, který nebyl vyřešen ani poté, co jste se pokusili řešit vaši otázku týkající se ochrany osobních údajů nebo problém přímo se společností Ecolab, společnost Ecolab se zavázala spolupracovat s panelem zřízeným Úřady EU pro ochranu osobních údajů (DPA), Úřadem komisaře pro informace ve Velké Británii (ICO), Federálním komisařem pro ochranu údajů a informací ve Švýcarsku (FDPIC) pokud jde o nevyřešené stížnosti týkající se našeho nakládání s osobními údaji obdrženými na základě EU-U.S. DPF a rozšíření pro Spojené království k EU-U.S. DPF a Swiss-U.S. DPF. Jak je popsáno v programu DPF, jednotlivci mohou mít možnost zvolit si závaznou arbitráž pro řešení jejich stížnosti týkající se osobních údajů pocházejících z EU, Spojeného království, Gibraltaru nebo Švýcarska. Nejaktuálnější informace naleznete na výše uvedené webové stránce Programu DPF. 

Společnost Ecolab podléhá pro účely vymáhání souladu s DPF vyšetřovacímu a vymáhacímu orgánu Federální obchodní komise USA. Kromě toho mohou za omezených okolností veřejné orgány v USA, včetně, ale bez omezení, federální vlády USA, zákonným způsobem požadovat od společnosti Ecolab určité osobní údaje, kterým musí společnost Ecolab vyhovět.

Společnost Ecolab podnikne přiměřené kroky k ochraně vašich osobních údajů v držení společnosti Ecolab a zajistí je proti riziku ztráty, zneužití, neoprávněného přístupu, zveřejnění, pozměnění a zničení. Používáme standardní bezpečnostní opatření určená k ochraně bezpečnosti všech informací shromážděných během pracovního poměru. Společnost Ecolab pravidelně přezkoumává svá bezpečnostní opatření ve snaze zajistit soukromí osobních údajů. Bezpečnost informací přenášených prostřednictvím internetu nebo mobilního zařízení však nelze nikdy zaručit. Neneseme odpovědnost za jakékoli zachycení nebo přerušení jakékoli komunikace prostřednictvím internetu ani za změny či ztráty dat.

Jste odpovědní za udržování bezpečnosti jakéhokoli hesla, uživatelského ID nebo jiné formy autentizace související s získáním přístupu k heslem chráněným nebo zabezpečeným oblastem systémů společnosti Ecolab, ke kterým vám byl udělen přístup na základě vaší pozice. V zájmu ochrany vás a vašich informací můžeme bez upozornění pozastavit váš přístup k jakémukoli systému Ecolab, a to až do vyšetřování, pokud existuje podezření na jakékoli porušení zabezpečení.

Společnost Ecolab přijme přiměřená opatření, aby zajistila, že vaše osobní údaje budou používány pouze pro účely, pro které byly shromážděny, jak je popsáno v tomto Oznámení o ochraně osobních údajů pro zaměstnance. Společnost Ecolab podnikne kroky k zajištění toho, aby osobní údaje byly relevantní pro zamýšlené použití, byly přesné, úplné a aktuální. Společnost Ecolab však spoléhá na vás, že budete pomáhat při poskytování přesných aktualizací vašich osobních údajů.

Společnost Ecolab si vyhrazuje právo čas od času upravit toto Oznámení o ochraně osobních údajů zaměstnanců tak, aby přesně odráželo regulační prostředí a naše zásady shromažďování údajů. Pokud budou v tomto Oznámení o ochraně osobních údajů zaměstnanců provedeny podstatné změny, poskytne vám společnost Ecolab revidované oznámení. Toto Oznámení o ochraně osobních údajů zaměstnanců bylo naposledy upraveno v září 2024.

Máte-li jakékoli dotazy nebo připomínky k tomuto Oznámení o ochraně osobních údajů zaměstnanců nebo ke službám poskytovaným společností Ecolab, kontaktujte nás na čísle 844-880-8355 nebo na adrese dataprivacy@ecolab.com.

Následující přidružené subjekty v USA jsou zahrnuty do certifikace společnosti Ecolab v rámci programu DPF:

• Abednego Environmental Services, LLC
• Chemlink Laboratories, LLC
• Ecolab (Guam) LLC
• Ecolab Inc.
• Ecolab Manufacturing Inc.
• Ecolab Production LLC
• Společnost Ecolab USA Inc.
• Flottec, LLC
• Nalco Company LLC
• Nalco Contract Operations, LLC
• NALCO INDUSTRIAL OUTSOURCING COMPANY
• Nalco Production LLC
• Nalco US 1 LLC
• Nalco Wastewater Contract Operations, Inc.
• Pest Management LLC
• Purolite LLC
• Quantum Technical Services, LLC
• Wabasha Leasing LLC